Jeg havde en sundhed skræmme i December.
Da det viser sig, er alt helt okay. Men muligheden for tingene er ikke okay virkelig slog mig for en løkke.
For første gang… nogensinde… Jeg tænkte, om hvad der ville ske med min virksomhed hvis jeg pludselig ikke var omkring at tage sig af det.
Hvad en øjenåbner!
Faktum er, jeg er den eneste person, der virkelig ved, hvordan tingene fungerer i min virksomhed.
Flere mennesker – ved fra min advokat til min træner at min bogtrykker – ‘bidder’ af den. Men der er virkelig ingen, der ved nok om min virksomhed til at træde, regne ting ud og holde tingene uden mig.
Og det var temmelig skræmmende for mig. (Heldigvis det var skræmmende nok til faktisk at gøre noget ved det..)
Troede det ville være nyttigt at dele med jer hvad der fungerer for mig…
1 – sætte din forretningssystemer skriftligt
Den gode nyhed: Jeg ved præcis, hvordan tingene fungerer i min virksomhed.
De ikke-så-gode nyheder: Jeg er den eneste person, der ved præcis, hvordan tingene fungerer i min virksomhed.
Hvorfor er det et problem?
For startere, jeg er på vej ud på ferie i morgen. Og jeg ønsker ikke at bringe arbejde med mig! Hvis jeg er den eneste person, der forstår at holde tingene, hvordan er det muligt?
Det er klart, jeg har brug for nogle systemer. Hvad der så skal ske skriftligt?
Ideelt set næsten alt. Men du måske ønsker at starte med noget forholdsvis let. Sige, hvordan du ‘behandle’ nye kunder eller klienter.
Når en person beslutter at arbejde med mig som en Art Coach, er her hvad der sker:
Vi gør vores første coaching udnævnelse
Jeg får kredit eller debet kort tilladelse til betaling af coaching gebyrer
Jeg sende en velkomstpakke, som omfatter: pocket omslag/afmærke, følgebrev, visitkort, politikker & procedurer, klient dataformular, klient tjekliste, Coaching Prep Form og yderligere oplysninger om coaching
Jeg bruger min KG tjekliste til at afkrydse de præcise former jeg sende ud; Bemærk dato sendt/leveret
Jeg forberede min office en klientmappen: Indsæt tjekliste, følgebrev og alle info/noter til dato, Skriv telefonnummeret under fanen skrive datoen for første coaching udnævnelse (og alle efterfølgende udnævnelser) på dækslet til mappe
Jeg følger og Bemærk Når formen underskrevet politikker & procedurer returneres, og føje den til mappen client
Jeg korte udfyldte klient dataformularen til indersiden dække af mappen client
Når vi arbejder sammen, tilføje jeg alle relevante materialer (korrespondance, illustrationer prøver mv.) til mappen
Hvad er din ‘system’ eller ‘proces’ for perspektiver og nye kunder? Gør du:
Fange alle deres kontaktoplysninger (navn, adresse, telefon, e-mail, snail mail)?
Send dem en tak note?
Giv/send dem en kunstner Pack (mappe med dig Bio, kunstner erklæring, CV og andre oplysninger om dig og dit arbejde)?
Føje dem til databasen? Hvordan? Hvornår?
Følg med dem regelmæssigt? Hvor ofte? I hvilke way(s)?
Invitere dem til begivenheder?
Send event annonceringer?
Send ferie-kort?
Spørg dem for henvisninger?
Chancerne er, hvis du har et “system” for at gøre ting, du vil være mere konsekvent. Og det er sandsynligt, at gøre din virksomhed stærkere.
2 – lade folk vide, hvor du holde tingene
Okay, behøver jeg rent faktisk at være omkring nogle ting – for eksempel min 1:1 telefon coaching sessioner.
Men andre processer behøver ikke mig overhovedet. Tag for eksempel min bog, “187 Tips til kunstnere.”
Det er allerede skrevet, allerede offentliggjort
Hjemmesidens op
Reklame (googleAdwords) er på plads
Ordrer er bevæger sig problemfrit gennem online boghandlere, min hjemmeside/indkøbsvogn, detailforretninger
Indtægter er automatisk deponeret i min business konto
Så hvad er problemet? Igen, er jeg den eneste person lige nu, hvem ved, hvordan det fungerer.
Medmindre jeg skrive ned min ‘bog-sælgende’ system – og lade nogen vide, hvor man kan finde det – hvis ikke jeg omkring, kommer min bogsalg til en skrigende standse.
Jeg har lagt alt for meget arbejde i bogen for at tillade, at det sker. Så jeg skriver – og vil snart deling – præcis, hvordan min ‘bog-sælgende’ system fungerer, og hvordan man kan holde sig i orden uden mig.
Så det er punktet i dette afsnit: skrive dine systemer er blot det første skridt. Du også nødt til at lade en pålidelig kollega (eller assistent, eller familiemedlem eller ven) vide hvor de er- og hvordan de bruges.
3 – automatisere og uddelegere
En af de fedeste fordele af at skrive dine systemer og procedurer er, at du vil se steder, du kan automatisere… eller stedfortræder.
Jep. Det betyder mindre arbejde for dig!
Ser tilbage på min procedurer for nye kunder, for eksempel, er det temmelig klart, at jeg ikke behøver at gøre alt selv.
For startere, kunne jeg spørge nogen til at sammensætte og mail Packs til Velkommen til mig. Det kunne være en halv time eller så hver gang jeg tilføje en klient.
Og hvor kommer automation? Hvor det er muligt, siger jeg. Sag i punkt, jeg brugte min automatiseret tv-system for at udsende denne måneds nyhedsbrev.
Jeg kunne ikke gøre det selv, fordi jeg var på ferie…
Ahhhhhhhh. Automation…
Copyright 2005 Kathy Gulrich